• Zertifizieren Sie Ihr ELO Archiv

    Der Wert und Nutzen eines Archives hängt von vielen Faktoren ab. Und oft schlummert hier noch sehr viel ungenutztes Potential. Die Suche könnte genauer arbeiten, das System schneller Ergebnisse liefern, weitere Standardaufgaben könnten von einem Dokumentenmanagementsystem übernommen und automatisiert werden, Daten dezentral besser erreichbar sein u.v.m.

    Damit Sie das volle Potential Ihres DMS Systems nutzen können, muss es gut, zuverlässig und sicher eingerichtet sein.

    Lassen Sie ihr Archiv zertifizieren!

    Wir prüfen folgende Punkte nach festgelegten Kriterien:

    • Performance
    • Reliability
    • Usability
    • Security
    • Backup

    Diese und andere Punkte werden einzeln bewertet.
    Wenn Sie in allen Punkten mindestens ein „gut“ erhalten, bekommen Sie unser Zertifikat „Archiv geprüft - Alles in Ordnung“

  • Alles In Ordnung - ELO Archiv Zertifikat

    Ihr Nutzen eines optimierten Archivs

    • Performance verbessern - damit das Gesamtsystem schneller arbeitet.
    • Funktionalität optimieren - Manch defekt geglaubte Funktion steht wieder zur Verfügung.
    • Backup erleichtern - Wenn Sie das Datenvolumen bei Backups reduzieren, sinken die Investitionen (ein grösseres Backup System wird vllt. unnötig).
    • Zuverlässigkeit sichern - Systemzuverlässigkeit und Verfügbarkeit wird verbessert.
    • Motivation erhöhen - Mitarbeiter entwickeln eine neue Begeisterung im Umgang mit dem ELO System. Das System wird effektiver und besser genutzt.
    • Altdaten verfügbar machen - durch einen schnellen Zugriff (auch auf längst Vergangenes) gibt es Zeitersparnis z. B. bei Nachforschungen.

Für die Prüfung ist ein Remote-Zugriff auf den Server und auf einen typischen Client erforderlich.
Unser jährliches Wiederholungs-Audit verschafft Ihnen die Sicherheit, dass Ihr Archiv den
jeweils aktuellen Bedingungen angepasst ist.

Ein typischer Fall:

ELO ist zu langsam trotz neuer Hardwareinvestition. Das Archiv träge. Beim Klicken auf Ordner selbst mit geringem Inhalt (keine 100 Dokumente) dauerte es fast bis zu einer Minute bis der Inhalt des Ordners aufgelistet wurde. Ausserdem reagiert die ELO Funktion "Gehe zu" oftmals nicht.

  • Im Rahmen der Prüfung wurde folgendes festgestellt:

    1. Seit Beginn der Archivierung vor ca. 6 Jahren sind inzwischen über 3 Millionen Dokumente im Archiv.
    2. Es wurden zwar regelmässige Backups gemacht, neue Server angeschafft, aber nie Wartungsmassnahmen am SQL Server vorgenommen.
    3. Die gesamte Datenbank umfasste ein Volumen von 100 GB.
    4. Vereinzelt gibt es ELO Ordner die mehr als 10.000 Objekte beinhalten.

  • Verbessernd umgesetzt wurde:

    1. 40 GB Plattenplatz konnten freigesetzt werden.
    2. Datenbanken wurden verkleinert und reorganisiert.
    3. Ein regelmässiger Wartungsplan wurde im SQL Server implentiert.
    4. Das wöchentliche Datensicherungsvolumen wurde um 240 GB entlastet.
    5. Übervolle Ordner in ELO wurden reorganisiert, auf maximal 500 Einträge pro Ordner.